exemple de classement alphabétique

| 0

Des erreurs peuvent se produire si la connaissance géographique du commis au dépôt est médiocre. Ce système est également appelé «encyclopédique» parce que les dossiers sont d`abord classés par grandes catégories (par exemple, «subventions»), suivis des sous-rubriques («2001»), suivies d`autres sous-rubriques («registres» ou «sécurité»). Cela rendrait le système lent et long. Il peut s`agir d`arrangements d`actualité ou classifiés. L`index devra être maintenu pour faciliter l`emplacement et la référence à un fichier particulier. Les fichiers morts retirés du système laissent des lacunes, qui ne peuvent pas être remplies, sauf par correspondance portant le même nom ou très similaire. Il est probablement le mieux compris et est peut-être la méthode généralement utilisée de préférence à une méthode complexe, à moins qu`il existe des avantages réels à gagner en adoptant une telle méthode. Dans cette classification, les dossiers ou les fichiers sont disposés dans un ordre numérique strict à partir d`un. Ces fichiers peuvent ensuite être classés par ordre alphabétique, numériquement ou sur une autre base.

Classer les documents connexes sous une sous-rubrique importante. Ce document peut provenir de sources différentes et de personnes différentes. La première étape dans la création d`un système de classement consiste à élaborer un plan de fichier. Les fichiers pour les personnes ayant le même nom n`auront pas de titres dupliqués comme avec le système alphabétique. Cela permet de préorting plus facile lorsque vous avez besoin de retirer une grande quantité de fichiers à partir du même emplacement. Il est le plus populaire et la méthode commune de classement. Ce système est très flexible car il a une portée illimitée pour l`expansion. En général, les fichiers sont regroupés d`abord par année, puis par mois, puis par jour. Voir l`ordre ASCIIbetical. Il s`agit d`une méthode indirecte de classement du dépôt. Le résultat de placer un ensemble de mots ou de chaînes dans l`ordre alphabétique est que toutes les chaînes commençant par la même lettre sont regroupées; et dans ce regroupement, tous les mots commençant par la même séquence de deux lettres sont regroupés; et ainsi de suite. Les systèmes de classification trient les enregistrements par principales rubriques et subdivisions.

L`annuaire téléphonique est un bon exemple d`une telle classification. Ainsi, si un client est attribué le numéro 14, tous les papiers et documents qui lui sont reliés seront trouvés dans le dossier numéro 14. Pour de petites préoccupations, la méthode alphabétique semble être plus pratique et naturelle parce que dans tous les bureaux les membres du personnel sont plus ou moins habitués à la disposition du dictionnaire et le regroupement des mots. Un index est nécessaire pour utiliser le système efficacement. Chaque système doit être examiné en fonction de certains facteurs importants. Les enregistrements qui ont des numéros préimprimés sur eux, tels que les chèques, les factures, les bons de commande et les coupons sont également adaptés à cette entente de dépôt. Exemple: si une personne vient chercher son dossier, mais que le système est numérique, le greffier qui assiste l`individu doit d`abord Rechercher le nom de la personne afin de trouver le numéro de son dossier. Ainsi, le système de classement et de classification de la bibliothèque du Congrès, qui est alphanumérique, permet une plus grande variété de catégories que le système décimal Dewey, qui est limité à dix grandes catégories.

Index doit être renvoyé avant de vérifier l`emplacement d`un fichier.